Derrière les écritures comptables, commence tout le travail d’exploitation de la data financière. Négliger cette étape alors que la rationalisation des schémas et libellés enrichit l’information et facilite l’analyse, ce serait vraiment dommage. En outre, à l’heure où l’automatisation de la comptabilité se déploie partout, c’est l’opportunité d’optimiser les enregistrements des factures, sans surcharge de travail et perte de temps. Nous illustrerons nos propos avec les fonctionnalités concrètes qu’apporte notre logiciel PROGIDOC aux comptables, et par conséquent aux contrôleurs de gestion.
Sommaire:
1 – Les écritures comptables, un mal nécessaire pour exploiter les données financières
2 – Les inconvénients de la saisie traditionnelle des écritures comptables
3 – Une saisie comptable automatique des écritures qui structure davantage les données
Simplifiez le traitement des écritures comptables et améliorez leur précision et leur richesse
#1 - Les écritures comptables, un mal nécessaire pour exploiter les données financières
Sans écritures, pas de comptabilité ! C’est évidemment le socle de l’information financière, notamment pour établir les comptes annuels. Ces données de base revêtent une importance réelle qu’il ne faut pas négliger.
1.1 – La somme des enregistrements comptables constitue la comptabilité de toute entreprise
L’ensemble de ces mouvements comptables correspond au grand livre des écritures. Tout comme chaque phrase d’un texte, chaque écriture raconte un bout de l’histoire de l’année ou de l’exercice écoulé. Pour parvenir à bien en interpréter le sens, l’entreprise doit respecter les règles d’établissement de la comptabilité générale, ainsi que celles qui lui sont propres, les règles analytiques.
1.2 – En quoi consiste une écriture comptable ?
Une écriture comptable correspond à l’enregistrement d’une pièce justificative, facture, mouvement financier, notes de frais, bulletin de salaire, etc. Elle peut prendre des formes diverses, mais dans tous les cas :
- elle repose sur un document extra-comptable ;
- elle fait partie d’un journal d’écritures particulier ;
- elle comporte au minimum un montant au débit d’un compte et un montant au crédit d’un autre compte, selon le principe de la comptabilité en partie double ;
- elle suit les règles comptables dont celles du PCG, mais aussi du plan comptable analytique propre à l’entreprise ;
- elle s’accompagne d’un libellé explicite.
1.3 – Les écritures comptables, une source d’information riche
Les règles comptables et fiscales exigent le respect évidemment. Mais, l’importance des écritures comptables va bien au-delà de considérations légales. C’est la donnée par excellence qui sert à l’analyse financière et de gestion. Tous les maillons de la direction financière travaillent main dans la main, de la production comptable à l’exploitation par l’équipe gestion.
C’est plus facile pour le responsable comptable de réviser les comptes et les situations périodiques avec des enregistrements fiables, standardisés et rationnels. Une bonne structuration de l’information, dès la saisie, manuelle ou automatique, rend le travail des contrôleurs de gestion également bien plus simple.
Plus les écritures comptables comportent de données pertinentes, plus l’information financière s’enrichit. L’enjeu de l’enregistrement des factures clients comme fournisseurs notamment est bien réel.
1.4 – L’exploitation du fichier des écritures comptables et du grand livre analytique par le contrôle de gestion
La réglementation fiscale oblige toutes les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée à présenter en cas de contrôle un fichier des écritures comptables (FEC). Ce fichier normalisé doit comporter toutes les informations spécifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Les solutions de business intelligence utilisées par les contrôleurs de gestion permettent généralement d’exploiter ce FEC, ainsi que le grand livre analytique.
Dès lors que les données saisies présentent la bonne structure, les logiciels décisionnels savent les explorer. Par exemple, ils peuvent déconcatener des libellés en plusieurs champs d’analyse. La saisie automatique des factures facilite ce genre de processus. Un logiciel d’automatisation comptable suit plus aisément qu’un humain les règles d’imputation dans les comptes et centres de coûts ou celles relatives aux libellés.
#2 - Les inconvénients de la saisie traditionnelle des écritures comptables
Les outils d’automatisation se développent en comptabilité. Poursuivre la saisie manuelle des écritures comme les achats fournisseurs ou les factures d’immobilisations nous semble contre-productif. Pour soulager les équipes et pour fiabiliser les processus comptables, ce n’est clairement pas la solution idéale.
2.1 – Saisie manuelle d’écritures comptables : une source d’erreurs et de stress
Le travail comptable exige de la rigueur et de la concentration. Les services comptabilité qui doivent encore gérer la facturation à la main le savent : la passation des écritures procure du stress. C’est particulièrement important avant la date de clôture ou en présence d’un fort volume de factures.
C’est encore plus vrai pour une facture d’achat qui comporte plusieurs pages, des lignes de produits multiples, voire plusieurs taux de TVA. Ce type d’écriture est rébarbatif et c’est une cause d’erreurs potentielles. Code journal, taux de TVA, numéro de compte, centre de coût, sens débit ou crédit, etc. les comptables doivent redoubler de vigilance. Le besoin de contrôle accru engendre une perte de temps pour l’équipe comptabilité, comparativement à des outils d’automatisation.
2.2 – Un mode de tenue comptable poussif, de la collecte à l’archivage en passant par la saisie>
En outre, le fait de saisir les écritures comptables manuellement signifie aussi réaliser toutes les opérations suivantes :
- Manipuler du papier ou exploiter un fichier PDF reçu par mail par exemple, soit réaliser soi-même la collecte des factures.
- Annoter à la main la facture ou la pièce justificative (date, code journal, numéro de l’écriture, comptes mouvementés au débit et au crédit, informations analytiques, etc.).
- Transmettre les factures pour contrôle et bon à payer et surveiller leur retour (donc, effectuer des relances manuelles).
- Gérer les bons à payer facture par facture, en vue des règlements fournisseurs.
- Archiver les originaux des factures un par un, dans l’ordre chronologique des numéros de pièces, journal par journal.
2.3 – Des tâches rébarbatives et peu valorisantes pour les comptables de la jeune génération
Ce mode de fonctionnement traditionnel de la comptabilité fournisseur ne fait plus rêver désormais. Peu de jeunes qui sortent de formation acceptent ces conditions de travail. Ils aspirent à appliquer des méthodes plus automatisées. Ils souhaitent aussi se concentrer sur des tâches plus valorisantes et qui présentent du sens. Le traitement des données automatisées et l’analyse en font partie.
Saisir une écriture de paiement à la main semble anachronique, tout comme réaliser le rapprochement bancaire ainsi. C’est la même chose pour les ventes compte client par compte client, voire pour les amortissements des immobilisations compte par compte chaque mois. Les applications qui extraient chaque opération en banque ainsi que les interfaces entre les différents logiciels de l’entreprise évitent ces processus manuels.
C’est désormais la même chose pour la comptabilisation automatique des factures fournisseurs. Les technologies comme la LAD (lecture automatique de documents) rendent en effet possible cette automatisation.
#3 - Une saisie comptable automatique des écritures qui structure davantage les données
L’automatisation de la comptabilité devient une réalité grâce aux nouvelles technologies. Voici comment s’organiser pour optimiser le traitement de chaque mouvement comptable, au débit comme au crédit. Cet exercice bénéficie aux services comptabilité et gestion.
3.1 – Le concept de lecture automatique des documents
Les outils de lecture automatique de documents (LAD) constituent la clé de la dématérialisation des factures. En effet, ils servent à lire, indexer et extraire les informations dans chaque facture ou justificatif afin ensuite de générer les écritures comptables en automatique. Les logiciels LAD exploitent la technologie de l’océrisation avec la reconnaissance optique de caractères. Ils utilisent aussi la technique de recherche sémantique qui consiste à interpréter le texte rencontré sur chaque facture. Mais ce n’est pas tout !
3.2 – L’apport du machine learning pour des schémas normalisés d’écriture
Les systèmes comme Progidoc LAD de Provéa utilisent aussi le machine learning, une technologie de l’intelligence artificielle (IA). Nous pouvons traduire ce processus en français par le terme d’apprentissage automatique. Plus le logiciel analyse du volume de factures, plus il comprend ce qu’il lit.
Dès lors qu’il rencontre un cas de figure, un champ sur le document, etc., il enregistre l’information et améliore son traitement automatique. Cet outil d’automatisation peut aussi réaliser des suggestions d’imputation comptable à l’opérateur. Ce dernier est chargé de vérifier et de valider les points bloquants ou en suspens, avant de valider les écritures.
Avec ces nouveaux services comptables, les logiciels ont la capacité de suivre des schémas d’écriture paramétrés. Ils savent identifier lequel utiliser, selon la nature des marchandises ou produits achetés, la catégorie d’achats, le fournisseur concerné, etc. C’est d’autant plus simple pour les imputations de la comptabilité analytique.
3.3 – La structuration des libellés d’écriture, un pas de plus vers la modélisation
À partir du moment où c’est l’automate qui oriente le choix des comptes et des libellés des écritures, grâce aux technologies décrites, tout devient possible. L’automatisation connaît peu de limites, sauf celles de l’imagination humaine. Ne restez pas passif. Enseignez au logiciel, via le paramétrage de modèles, comment il doit fonctionner. Vous obtenez alors l’essentiel de vos écritures comptables sans effort. Ces services d’automatisation, sous surveillance des comptables, leur changent vraiment la vie.
Ainsi, toute direction financière peut aisément imposer des règles rigoureuses pour rédiger le libellé de chaque écriture, afin d’en extraire ensuite plusieurs champs. Le matériel d’automatisation ignore les erreurs et les omissions. Vous rendez aussi les contrôleurs de gestion heureux ! Ils n’ont plus à rappeler sans cesse à leurs collègues de la comptabilité fournisseur les éléments à respecter pour la saisie des libellés.
Comme le dit Vincent Buisson, responsable comptable de Karavel, “par rapport au traitement manuel, la LAD c’est presque magique. Si c’était à refaire, nous lancerions le projet plus tôt !”
3.4 – Les écritures modèles ou récurrentes en fonction des règles métiers propres à l’entreprise
Si vous comprenez la notion d’automatisation des écritures comptables, vous percevez l’importance du paramétrage des règles. La saisie de factures similaires chaque mois, parfois de plusieurs pages, a tout à gagner à utiliser un tel système. Le temps de traitement se réduit considérablement et le risque d’erreur disparaît pratiquement. Les exercices comptables, comme les situations mensuelles, se clôturent plus vite.
Ainsi, le taux de reconnaissance de PROGIDOC LAD dépasse les 95 % de reconnaissance du texte, au-delà du premier passage réalisé. L’équipe comptabilité peut développer autant de règles à suivre par le logiciel LAD que de cas identifiés dans l’activité. Cet aspect sur-mesure des services d’automatisation comptable permet de coller finement aux besoins de nos différents clients.
Simplifiez le traitement des écritures comptables et améliorez leur précision et leur richesse
Le fait de passer à la comptabilité automatisée des factures ne retire pas le travail aux équipes comptables. Ce processus réoriente les tâches. Il simplifie les opérations. Il dégage du temps pour autre chose que la comptabilisation de chaque écriture d’achat fournisseur ou de vente client.
En outre, l’accroissement de la fiabilité des écritures comptables, tant sur le plan des imputations que des libellés, intéresse le métier. Avec des données riches et de qualité à exploiter, la direction financière améliore aussi sa visibilité et son contrôle. Nous vous suggérons d’approfondir vos connaissances sur les fonctionnalités de notre solution PROGIDOC. Téléchargez notamment notre documentation sur la dématérialisation du cycle complet des dépenses.
