Repoussée à deux reprises par le gouvernement, la réforme de la facturation électronique se profile à l’horizon pour les petites comme les grandes entreprises. Quel impact pour la gestion de vos factures fournisseurs ? Comment recevoir ces factures après l’entrée en vigueur de la réforme ? PROVEA vous répond.
Sommaire:
1 – Rappel sur la réforme de la facturation électronique
2 – Qu’est-ce que la réforme va changer pour les factures fournisseurs ?
3 – Zoom sur les différents formats pour les factures fournisseurs en France
4 – Comment réceptionner les factures de ses fournisseurs au format éléctronique ?
6 – PROGIDOC LAD, un outil déjà prêt pour la réforme de la facturation électronique
#1 -Rappel sur la réforme de la facturation électronique
Instaurée par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, la réforme de la facturation électronique marque un tournant majeur dans la digitalisation des échanges entre les entreprises en France.
Cette réforme impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA d’émettre, de transmettre et de recevoir leurs factures sous format électronique dans leurs échanges avec d’autres entreprises.
L’entrée en vigueur de la réforme a été repoussée par deux fois. Voici désormais le calendrier de déploiement :
- toutes les entreprises devront recevoir leurs factures fournisseurs au format électronique dès le 1erseptembre 2026 ;
- les grandes entreprises et les ETI auront l’obligation d’émettre leurs factures clients au format électronique à compter du 1erseptembre 2026 également ;
- les TPE et les PME ne seront soumis à cette exigence qu’à partir du 1erseptembre 2027.
Cette transformation numérique s’accompagne de l’obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale : le e-reporting. L’objectif consiste à moderniser la collecte de la TVA et à lutter contre la fraude fiscale.
#2 -Qu’est-ce que la réforme va changer pour les factures fournisseurs ?
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique, quel que soit leur fournisseur.
Ces factures transiteront impérativement par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
De plus, la facturation électronique s’accompagne de l’ajout de certaines mentions obligatoires sur vos factures :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens si elle diffère de l’adresse du client ;
- l’information selon laquelle une facture est constituée exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou bien de ces deux catégories d’opérations ;
- le paiement de la TVA d’après les débits si le prestataire a opté pour celui-ci.
Enfin, les factures devront respecter des formats structurés spécifiques pour garantir leur traitement automatisé et éviter l’altération des données.
#3 -Zoom sur les différents formats pour les factures fournisseurs en France
Avec la facturation électronique, vous ne pourrez plus recevoir de factures au format PDF ou au format EDI. En effet, de nouveaux formats plus sécurisés viennent remplacer ces solutions.
Factur-X : le format hybride choisi par la France et l’Allemagne
Factur-X, également connu sous le nom de ZUGFeRD 2.2 en Allemagne, est un format hybride qui combine un fichier PDF avec des données XML structurées embarquées.
Ce format permet à la fois une lecture humaine via le PDF et un traitement automatisé par les logiciels grâce aux données XML.
Factur-X est particulièrement adapté pour les entreprises qui souhaitent maintenir une transition progressive vers la facturation électronique.
UBL : un format d’échange XML
Universal Business Language (UBL) est un standard international de documents commerciaux au format XML, maintenu par OASIS.
Ce format structuré permet l’échange automatisé de données de facturation entre différents systèmes d’information.
UBL définit précisément la structure et le contenu des factures électroniques. De cette façon, l’intégration des factures dans les logiciels de comptabilité est facilitée.
En plus de respecter la norme européenne EN 16 931 sur la facturation électronique, le format UBL assure une interopérabilité totale entre les différents acteurs, tout en garantissant la conformité réglementaire.
CII : le format publié par l’Organisation Internationale de normalisation (ISO)
Le format Cross Industry Invoice (CII) est une norme internationale développée par UN/CEFACT et publiée par l’ISO.
Il s’agit d’un format XML conçu pour les échanges de factures entre différents secteurs d’activité.
CII propose une structure de données standardisée qui facilite l’automatisation des processus de facturation et garantit l’interopérabilité entre les systèmes.
Ce format est particulièrement adapté aux échanges internationaux, car il intègre les exigences réglementaires de nombreux pays et supporte les spécificités sectorielles.
#4 -Comment réceptionner les factures de ses fournisseurs au format électronique ?
En plus d’avoir un nouveau format, vos factures fournisseurs vont devoir transiter par une plateforme spécifique. En effet, vous ne pourrez plus recevoir les factures directement par e-mail comme avant.
Passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont des prestataires privés, immatriculés par l’administration fiscale, qui permettent la transmission et la réception sécurisée des factures électroniques.
À ce jour, plus de 80 opérateurs ont déjà obtenu leur immatriculation en tant que PDP.
Pour recevoir les factures fournisseurs, les entreprises pourront sélectionner librement une PDP qui répond à leurs besoins spécifiques selon plusieurs critères :
- volume de factures ;
- intégration avec leur logiciel comptable et leur ERP ;
- services complémentaires.
La PDP choisie assurera la réception des factures au format électronique, les convertira,si nécessaire, dans un format compatible avec vos différents outils et garantira leur conformité aux exigences réglementaires.
La plateforme de dématérialisation partenaire servira également d’intermédiaire pour la transmission des données de facturation à l’administration fiscale.
👉 Est-ce que PROVEA sera immatriculée PDP ? À ce stade, nous avons décidé de nous positionner comme un opérateur de dématérialisation (OD) de réception, tout en étant partenaire d’une PDP immatriculée, afin d’offrir les mêmes services que les PDP.
Opter pour le portail public de facturation (PPF)
Initialement, le portail public de facturation (PPF) devait assurer trois missions essentielles :
- l’échange des factures électroniques entre entreprises ;
- la transmission des données de facturation et du e-reporting à l’administration fiscale ;
- la tenue d’un annuaire central permettant d’identifier les entreprises et leurs plateformes de dématérialisation.
Cependant, le gouvernement a annoncé l’abandon du projet de portail public de facturation le 15 octobre 2024.
Cette décision majeure implique que toutes les transactions entre professionnels devront être réalisées exclusivement via les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
Seules les fonctions d’annuaire central et de collecte des données de facturation et de e-reporting pour l’administration fiscale seront maintenues par l’État.
Cette évolution souligne l’importance pour votre entreprise de choisir rapidement une PDP adaptée à vos besoins. En effet, vous devrez être en mesure de recevoir vos premières factures fournisseurs au format électronique dès le 1er septembre 2026.
#5 -Quels sont les avantages de la facturation électronique pour le traitement des factures fournisseurs ?
Au-delà de son aspect réglementaire, la facture électronique présente de nombreux atouts pour le traitement et la gestion de vos factures fournisseurs.
Gagner du temps sur le traitement et la comptabilisation des factures
La facturation électronique automatise considérablement le traitement des factures fournisseurs.
Les données structurées sont directement intégrées dans les systèmes comptables. De cette façon, vous éliminez la saisie manuelle et vous réduisez le temps de traitement de chaque facture jusqu’à 75 %.
De plus, les workflows automatisés améliorent les processus de validation et d’archivage de vos factures fournisseurs.
Par conséquent, vos équipes comptables se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière ou le contrôle de gestion, plutôt que sur des tâches administratives chronophages.
Limiter le risque d’erreurs
L’automatisation du traitement des factures électroniques réduit significativement les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle.
Les contrôles automatiques vérifient la cohérence des données (montants, TVA, coordonnées bancaires) et alertent en cas d’anomalie. La standardisation des formats garantit également une uniformité dans le traitement des informations.
Cette fiabilisation des données permet d’éviter les corrections chronophages, les litiges avec vos fournisseurs et les potentielles erreurs de déclaration fiscale.
Réduire les délais de paiement
La dématérialisation des factures fournisseurs accélère considérablement leur cycle de traitement.
La transmission instantanée des documents, combinée à l’automatisation des processus de validation, permet de réduire significativement les délais de paiement.
Ainsi, vos fournisseurs bénéficient d’un meilleur respect des échéances.
De votre côté, vous pouvez optimiser la gestion de votre trésorerie, car vous disposez d’une visibilité en temps réel sur vos engagements.
De plus, vous limitez les risques de pénalités en cas de retard de paiement.
Sans oublier que vous pouvez profiter d’éventuels escomptes en cas de paiement anticipé.
Améliorer la traçabilité
La facturation électronique offre une traçabilité complète du cycle de vie des factures fournisseurs.
Chaque étape du processus est horodatée et documentée, depuis la réception jusqu’au paiement.
De plus, l’archivage numérique facilite la recherche et la consultation des documents par vos équipes. Ainsi, vous simplifiez les missions de contrôle interne et les audits externes.
Cette transparence vous permet également de suivre précisément les délais de traitement et d’identifier les éventuels points de blocage pour optimiser vos processus.
#6 -PROGIDOC LAD, un outil déjà prêt pour la réforme de la facturation électronique
PROGIDOC LAD est un logiciel de traitement des factures fournisseurs développé par PROVEA qui vise à réduire le temps consacré à ces tâches fastidieuses et chronophages.
Capable d’extraire les données d’une facture papier, au format PDF ou d’un fichier image, notre solution sera également opérationnelle dès l’entrée en vigueur de la facturation électronique.
Le traitement d’une facture avec PROGIDOC LAD se déroule en 4 étapes :
- Importation des factures dans l’outil ;
- Extraction des informations présentes dans l’en-tête, le pied de la facture et sur chaque ligne ;
- Transformation des données en écritures comptables sur base des modèles prédéfinis ;
- Export du fichier des écritures comptables vers votre logiciel de comptabilité.
Notez que le fichier est calibré selon les exigences techniques de votre logiciel de comptabilité et que PROGIDOC LAD est compatible avec les principaux logiciels du marché : Cegid, Sage, Infor, etc.
Entre 80 et 95 % des factures entrantes peuvent être traitées sans intervention manuelle grâce aux différents logiciels PROGIDOC !
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