L’automatisation devient le mot clé dans les domaines administratifs de l’entreprise. Avec les nouvelles technologies, de nombreuses tâches se réalisent désormais grâce à des outils, pour le bonheur des équipes. Le rapprochement des factures en fait partie. Plutôt que de maintenir un mariage manuel des contrats avec les commandes, puis les bons de réception éventuels et enfin les factures, mieux vaut confier ce travail à un logiciel.
Nous vous détaillons les contours d’une telle automatisation et tous les bienfaits qu’elle procure, par rapport à un contrôle manuel. Nous vous expliquons aussi ce que la réforme de la facturation électronique apporte dans le domaine et comment Provéa vous accompagne déjà dans ces processus automatisés.
Sommaire:
1 – Qu’entend-on par rapprochement des factures ?
2 – Les inconvénients du rapprochement des factures et bons de commande en mode manuel
3 – Les atouts d’un rapprochement des factures fournisseurs automatisé
4 – Les nouveautés à venir avec la facturation électronique de 2026-2027
5 – Rapprochement de toutes les factures pour tous types d’achats : le challenge de Provéa
#1 - Qu’entend-on par rapprochement des factures ?
La réception d’une facture est le début d’un processus de gestion qui doit conduire à la comptabiliser, l’approuver et la payer. Quel que soit le mode de travail de l’entreprise, une ou plusieurs personnes interviennent dans cette gestion des achats.
1.1 – Définition du processus de rapprochement de facture
La facture du fournisseur constitue une pièce comptable émise à l’extérieur de l’entreprise. Elle ne provient donc pas d’un système et d’un paramétrage interne, contrairement à la facturation client. En tant que document qui sert à la fois à la gestion comptable et au paiement des achats, son rapprochement avec des données propres à l’entreprise s’impose.
C’est la seule manière de s’assurer de son exactitude, pour l’imputer correctement et procéder au paiement le cas échéant. Le processus de rapprochement des factures sert donc aussi à identifier les éventuels écarts entre l’attendu (les achats commandés et livrés) et le reçu (la facture fournisseur).
1.2 – Les étapes du rapprochement : contrat, commande, réception et facture
Le dispositif de rapprochement, en mode manuel ou automatique, comporte plusieurs phases qui dépendent de la nature des achats. Les marchandises, matières premières ou matières gérées en stock comportent généralement les étapes suivantes :
- rapprochement de la commande avec le contrat (ou gestion de commandes-cadres ouvertes sur une longue durée) ;
- rapprochement de la réception en stock avec la commande passée au fournisseur, lors du traitement du bon de livraison ;
- rapprochement de la facture avec la réception valorisée ;
- intégration de la facture en comptabilité ;
- émission du bon à payer (BAP) par le donneur d’ordre ;
- paiement de la facture comptabilisée et approuvée.
En revanche, les frais généraux, les prestations de service, les petites fournitures non stockées ainsi que les investissements suivent un schéma de rapprochement différent. L’étape liée au stock n’existe pas. En outre, parfois l’entreprise ne passe pas de demande d’achat pour ce type de dépenses.
#2 - Les inconvénients du rapprochement des factures et bons de commande en mode manuel
Ce travail de rapprochement s’est effectué pendant des décennies manuellement. Désormais, l’automatisation apporte de nouveaux modes de fonctionnement. Toutefois, de nombreuses entreprises n’ont pas encore franchi le pas. Pourtant le contrôle manuel présente plusieurs aspects négatifs.
2.1 – La lenteur du traitement manuel des flux achats
Même la personne la plus productive dans son travail met du temps pour vérifier à la main tous les aspects d’une facture. Si en outre, la pièce comptable comporte de nombreuses lignes d’articles, voire plusieurs pages, le comptable fournisseur perd beaucoup de temps. C’est particulièrement vrai s’il ne retombe pas sur le total TTC de la facture, montant qu’il a commencé à saisir au début du processus dans un champ de son logiciel des achats.
2.2 – La difficulté de suivi des litiges et des demandes d’avoir aux fournisseurs sans processus automatisé
Lorsque le rapprochement des factures s’effectue manuellement, la gestion des écarts dépend de chaque collaborateur. Comment formalise-t-il les différences identifiées par son contrôle visuel ? Comment communique-t-il avec le fournisseur ? Quelle est la suite donnée en comptabilité ?
Sans processus de saisie automatique des factures, l’entreprise doit bâtir des procédures pour parer à l’absence de workflow informatisé. Elle risque de manquer d’exhaustivité et de traçabilité concernant la gestion des avoirs dans le système informatique.
2.3 – Les erreurs d’imputations comptables
Le fait de rapprocher la pièce comptable de données propres à l’entreprise manuellement accroît aussi le risque d’erreurs. Par exemple, ce mode de travail ne garantit pas une imputation automatique des écritures comptables, selon des règles de gestion cadrées et paramétrées. L’erreur peut concerner la comptabilité générale et entacher les comptes annuels de l’entreprise. Elle peut également intervenir sur le plan analytique, ce qui pénalise davantage les informations de gestion et les décisions qui s‘ensuivent.
2.4 – Les risques de perte de documents au format papier
En outre, la manipulation du papier, qu’il s’agisse de factures, de bons de commande ou de réception, aggrave les risques sur le plan administratif. La perte, la destruction ou la détérioration des documents de ce format qui passent de main en main peut contrarier le travail des équipes.
2.5 – Les inconvénients des achats sans processus de rapprochement sécurisé
Enfin, l’entreprise qui ne dispose pas d’outils pour le rapprochement des factures en automatique fonctionne parfois sans règles structurées du processus achat. Plus la supply chain reste manuelle, plus le risque financier augmente. C’est la porte ouverte à des dépenses plus élevées en valeur absolue ou en prix unitaires, faute d’outils de contrôle.
C’est le danger aussi de payer deux fois la même commande facturée en double par le fournisseur. Quant au suivi budgétaire, par exemple d’un contrat-cadre annuel, c’est compliqué à réaliser à la main.
#3 - Les atouts d’un rapprochement des factures fournisseurs automatisé
3.1 – L’automatisation réduit le temps de traitement des factures complexes notamment
C’est malheureusement ainsi, la machine travaille plus vite que l’homme. En outre, elle fonctionne sans s’arrêter, sans se fatiguer et sans réaliser d’erreurs. Évidemment, ceci suppose d’avoir correctement paramétré les règles de rapprochement et les étapes de contrôle. Un logiciel de bon à payer tout comme les technologies LAD pour la dématérialisation des factures accélère le traitement des pièces. Par rapport à de la saisie manuelle et au papier, un logiciel de dématérialisation des factures conduit selon notre expérience terrain à une baisse de 50 % à 75 % du coût, de la réception au paiement.3.2 – Une traçabilité en ligne garantie des litiges et écarts de facturation
Avec une solution informatique pour marier factures, bons de réception, commandes et contrats, l’entreprise fixe ses règles de validation. Elle définit notamment sa tolérance en matière d’écart, ligne à ligne et en montant total de la pièce. Ce système facilite l’identification des écarts à gérer avec le fournisseur. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :- Par rapport au tarif de la commande, l’erreur sur le prix unitaire du produit s’avère trop importante pour valider la pièce.
- L’écart en pourcentage du montant HT facturé pour une facture de plusieurs pages dépasse le seuil fixé.
- La quantité facturée par le fournisseur est erronée, et vu le prix unitaire de l’article, le niveau de tolérance est franchi.
3.3 – Une automatisation du marquage des bons à payer (BAP) en comptabilité qui simplifie le processus des paiements
Les logiciels qui rendent le rapprochement des factures automatique proposent des fonctionnalités comme le marquage des BAP en comptabilité. Toute facture doit se comptabiliser, que l’entreprise souhaite la payer ou non. En cas de mariage parfait de la facture avec les informations internes à l’entreprise, l’écriture comprend immédiatement l’information du bon à payer. Le lancement de la chaîne des paiements fournisseurs en comptabilité fonctionne alors en automatique, sur la base des échéances et du champ BAP que portent les écritures. En revanche, en cas de litige sur le prix ou la quantité d’articles, l’entreprise doit émettre une demande d’avoir. Alors, la facture ne peut faire l’objet d’un paiement en l’absence de BAP total ou partiel. Dès lors que l’avoir est rapproché, le bon à payer est émis et se retrouve en comptabilité. Les prochains paiements fournisseurs émis tiendront compte alors de la facture initiale erronée et de cet avoir.3.4 – Des provisions pour factures non parvenues plus simples à calculer
Une solution informatisée de rapprochement des factures conduit aussi à tracer tous les achats réalisés et non facturés. C’est plus simple, en particulier pour les produits ou matières gérés en stock, d’extraire ces données afin de les comptabiliser. L’entreprise a le choix entre le montant total, ou le détail fournisseur par fournisseur. Dès lors que l’entreprise dispose de ces fonctionnalités, peu importe que l’équipe ait saisi toutes les pièces comptables ou pas. Elle doit juste s’assurer que les stocks sont à jour. Elle traite donc avant la fin du mois tous les bons de livraison, de réception, et de retour.3.5 – Une parution des résultats comptables de l’entreprise accélérée
Tous ces processus décrits précédemment contribuent à réduire les temps de traitement comptable. La comptabilité en temps réel devient à portée de main. Les salariés travaillent plus vite et peuvent traiter plus de volume de factures dans les mêmes délais qu’auparavant. Ils terminent les situations comptables plus tôt au début du mois suivant. Ainsi, ils peuvent choisir de stopper l’alimentation du journal des achats dès le soir du dernier jour quand l’entreprise doit clôturer rapidement, à J+3 ou J+4 par exemple.#4 - Les nouveautés à venir avec la facturation électronique de 2026-2027
Nous profitons de cet article sur le rapprochement des factures pour zoomer sur certains aspects de la facture électronique. Les exigences de la réforme française vont apporter davantage de fluidité dans le traitement automatisé des factures. Pour compléter ces informations, vous pouvez aussi télécharger notre livre blanc sur la réforme de la facturation électronique.
4.1 – Une digitalisation obligatoire des factures fournisseurs dès 2026
Toutes les entreprises, peu importe leur taille, doivent pouvoir accepter les factures en réception au format électronique à compter de septembre 2026. Cela signifie qu’elles vont étudier comment intégrer ces fichiers de données dématérialisées dans leur propre système informatique. De ce fait, le rapprochement automatique des factures avec les bons de livraisons et commandes va s’intensifier.
4.2 – Annexes aux spécifications : autres informations utiles pour paramétrer les factures et accélérer le rapprochement
Nous disposons de plus d’informations sur les spécifications externes B2B grâce à la version 2.4 publiée le 19 juin 2024. Ainsi l’annexe 7 définit les règles de gestion, notamment pour chaque champ des factures, les cycles de vie ou l’annuaire des entreprises géré par le PPF.
L’annexe 7 comporte 175 règles de gestion relatives au portail public de facturation (PPF). Elles peuvent s’analyser par grand thème (e-invoicing, e-reporting, cycle de vie des factures, etc.). Les règles qui commencent par G concernent tous les formats de flux de factures. Dans cette catégorie “G”, celles qui débutent par le chiffre 1 sont au nombre de 74. Elles traitent de la facture en elle-même.
Les types de factures autorisés par la réforme de la facturation électronique
La règle numéro G1.01 donne la liste des factures envisageables. Nous vous recommandons de vous pencher sur le sujet. En effet, ce sont 15 possibilités différentes qui seront potentiellement à traiter avec vos fournisseurs :
- les factures simples (commerciales, affacturées, auto-facturées et auto-facturées affacturées) ;
- les factures d’acompte (acompte et acompte auto-facturé) ;
- les avoirs (classiques, auto-facturés, affacturés, auto-facturés affacturés, sur acomptes) ;
- les factures rectificatives (classiques, auto-facturées, affacturées, auto-facturées affacturées).
Exemple de règles sur la gestion des arrondis
Les règles G1.53 et G1.59 traitent de l’arrondi pour chaque ligne d’articles, et pour les totaux de la facture, au regard de la TVA et du HT. Toutes ces informations constituent des sujets de paramétrage des factures chez les fournisseurs. Elles peuvent impacter le contrôle automatique des différentes lignes, en vue de la validation chez les clients.
4.3 – La traçabilité des statuts de factures entre le client et son fournisseur
La réforme de la facturation électronique comporte un volet appelé “cycle de vie” des factures. Les spécifications externes décrivent au point 2.8 cette notion essentielle à la traçabilité du traitement de chaque facture. Avec ces codes de statuts, obligatoires pour certains, le fournisseur connaît la situation de la facture chez son client.
Ces informations faciliteront la gestion du cycle achats dans les entreprises. Elles contribueront à accélérer l’identification des litiges après la livraison et la facturation des marchandises ou des services. Ces facteurs impacteront la rapidité des paiements de chaque fournisseur.
Le schéma ci-dessous figure dans le dossier général de la version V2.4 des spécifications externes :
#5 - Rapprochement de toutes les factures pour tous types d’achats : le challenge de Provéa
Vous l’aurez compris. L’un des domaines d’expertise de Provéa c’est l’automatisation des processus administratifs autour des achats. Nous proposons notamment avec notre solution PROGIDOC des fonctionnalités pour le rapprochement des factures :
un workflow de validation souple et adapté à chaque besoin grâce à PROGIDOC BAP.
Le rapprochement des factures fournisseurs avec demande d’achat ou non, pour les dépenses du type frais généraux.
Nous vous accompagnons également dans l’organisation de la transformation digitale de votre entreprise, avec la réforme de la facturation électronique. N’hésitez pas à prendre contact pour un conseil ou une démonstration de PROGIDOC.
