Ces dernières années, les services financiers connaissent souvent des difficultés à embaucher et à garder leurs recrues. En tant que DAF, vous connaissez ces situations complexes où vous devez trouver des solutions coûte que coûte pour absorber la charge de travail et respecter les délais. C’est particulièrement compliqué en présence d’une équipe comptable incomplète ou sous-dimensionnée.
La saisie automatique des factures comporte des avantages multiples. C’est une réelle chance pour le secteur de la comptabilité, notamment dans ce genre de contexte en tension. Nous vous expliquons pourquoi et comment recourir à des logiciels qui procèdent à la reconnaissance et la lecture automatique de documents.
Sommaire:
#1 - Les contraintes et inconvénients de la saisie manuelle des factures
1.1 – Le traitement du papier et ses inconvénients pour la gestion comptable
La saisie des factures à la main correspond à des pièces comptables au format papier. Qu’elles arrivent au courrier sous cette forme ou qu’il s’agisse d’imprimer des pièces jointes à un mail, c’est une opération contraignante. Ce format de factures exige de ranger les documents dans des classeurs, puis des armoires, avant de les mettre en boîtes d’archives.Les comptables doivent faire circuler le document original ou une copie afin d’obtenir sa validation et son bon à payer. Toutes ces phases de traitement manuel prennent du temps, sans compter le risque de perdre des factures.1.2 – La saisie manuelle, un risque accru d’erreurs qui exige des processus de contrôle renforcés
Avec la saisie des factures en mode manuel, le comptable doit redoubler de rigueur. Rien n’est automatique dans un tel processus, sauf en cas de masques de saisie ou d’écritures modèles… Le service comptabilité de l’entreprise doit redoubler de vigilance pour fiabiliser les comptes, limiter les erreurs et traiter la facturation en toute sécurité. Sans outil d’automatisation, c’est une organisation qui alourdit la tâche. Elle demande du temps en plus de celui de la saisie pure des pièces.1.3 – Un travail de révision des comptes et des écritures plus laborieux
La saisie des écritures à la main empêche d’accéder au justificatif directement dans le logiciel comptable. Vous ne disposez pas de lien cliquable sur chaque montant dans un compte que vous souhaitez analyser. Ce manque de traçabilité immédiate accroît la charge de travail des équipes comptables. La révision des comptes exige de retrouver les pièces justificatives au format papier. Quand les factures se situent dans le local d’archives, notamment pour celles de l’exercice précédent, leur recherche consomme davantage de temps.1.4 – Un mode de saisie comptable qui fait perdre du temps et qui démotive les jeunes comptables
Ces inconvénients liés aux aspects chronophages et rébarbatifs de la saisie des factures à la main ont des conséquences négatives sur les ressources humaines. Plus la technologie de dématérialisation des factures fournisseurs se déploie, plus les jeunes générations en connaissent les bienfaits. Ce sont des digital natives.Les entreprises peinent alors à recruter lorsqu’elles ne sont pas équipées de logiciels d’automatisation. Les nouvelles générations ne veulent plus saisir de factures manuellement. Elles recherchent des outils comptables modernes, avec une gestion électronique de la facturation et des documents en général.#2 - En quoi consiste la saisie automatique des factures pour une entreprise ?
2.1 – Principe de reconnaissance et lecture automatique des factures fournisseurs
Pour pouvoir entrer directement en comptabilité, sans saisie humaine, les factures doivent faire l’objet d’une lecture optique avec reconnaissance des caractères. C’est le processus d’océrisation ou OCR (optical character recognition).Chez Provéa, nous parlons plutôt de la technologie LAD pour lecture automatique de document. Ainsi, notre logiciel PROGIDOC LAD sait :- Extraire les données de chaque facture fournisseur, au format papier, sous forme de fichier image ou de PDF.
- Réaliser une analyse sémantique des champs de la pièce comptable, afin de les utiliser pour les écritures.
- Préparer les écritures comptables en automatique, en fonction de modèles paramétrés selon la nature des achats.
- Générer un fichier des écritures prêt pour l’intégration en comptabilité, et structuré en fonction du logiciel cible.
2.2 – Logiciel de dématérialisation du bon à payer pour une automatisation plus complète du processus achat
En dehors de la saisie automatique de la facture fournisseur en comptabilité, les outils de dématérialisation ajoutent d’autres fonctionnalités pour gagner du temps. Ainsi, avec un logiciel comme PROGIDOC BAP, les équipes disposent d’un workflow en ligne pour valider les factures. Chaque entreprise définit ses propres circuits de validation des factures, avec une gestion du routage automatique. Le logiciel offre des possibilités d’alerte et de relance pour les documents en attente de bon à payer.2.3 – La réforme de la facture électronique, une généralisation de la saisie automatique des factures en entreprise
Les outils de dématérialisation des factures vont prendre encore plus de place dans l’organisation administrative des entreprises, du fait de la facture électronique obligatoire. Dès septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA et situées en France doivent avoir la capacité d’accepter une facture fournisseur dans ce format. C’est une étape de plus pour la transformation digitale.Provéa accompagne déjà ses clients pour les flux de factures liées au secteur public. En tant qu’opérateur de dématérialisation, nous saurons réaliser la collecte de vos factures fournisseurs, grâce à une connexion de nos logiciels :- au portail public de facturation (PPF) ;
- à une ou plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
#3 - Les avantages de l’automatisation de la comptabilité pour la gestion des ressources comptables
Automatiser la saisie des factures présente un effet bénéfique rapide pour les services administratifs et comptables. L’atout majeur c’est clairement le gain de temps. Il se situe à toutes les étapes du processus.
3.1 – Des gains de productivité importants dans les services comptables
Les projets de dématérialisation que nous avons conduits chez nos clients le prouvent : le coût d’une facture dématérialisée chute fortement par rapport au traitement d’une facture papier.
Les structures qui doivent absorber du volume, comme les cabinets d’expertise comptable, sont particulièrement en première ligne sur ce point. Les directions financières des PME, ETI ou grandes entreprises ne sont pas en reste. Tous ces professionnels sont contraints de respecter des échéances tant fiscales que légales. S’y ajoute le besoin de disposer de données chiffrées toujours plus tôt, pour une meilleure visibilité et un pilotage optimisé.
Le recours à la comptabilité automatisée représente donc une réelle chance de gagner en productivité. Il devient possible de traiter autant de données avec moins de monde ou de gagner des jours de travail en fin de mois. La comptabilisation de la facture fournisseur en automatique aide ainsi à absorber plus de volume.
3.2 – L’automatisation comptable, une solution pour pallier les difficultés de recrutement
DAF en entreprise, vous connaissez ces moments où les équipes sont incomplètes ou sous-dimensionnées. Le manque de ressources comptables lié aux difficultés de recrutement avec un marché en tension pèse sur les collaborateurs en poste. Recourir à l’intérim peut aider, mais la charge de la formation incombe aux équipes en place. Vous rajoutez de la pression à celle déjà existante.
Pensez à mettre en place la dématérialisation des factures et l’automatisation de leur traitement. Vous allégez la charge de travail comptable. Vous obtenez rapidement des gains de productivité. Vous réduisez vos besoins en opérateurs de saisie. Vous profitez de la technologie actuelle pour améliorer les conditions de travail de vos équipes et réduire leur stress.
Adopter la technologie LAD pour l’automatisation comptable présente ainsi un réel intérêt managérial. C’est une solution pour compenser les difficultés de recrutement, mais aussi pour améliorer le vécu professionnel des collaborateurs en poste. Vous souhaitez compléter votre réflexion ? Nous vous recommandons de parcourir nos guides pratiques sur la dématérialisation avec :
- la lecture automatique de documents (LAD) ;
- et les 5 goulots d’étranglement dans le traitement des factures fournisseurs.
