Bon à payer
pour réduire et sécuriser le cycle de validation de factures.
Simplifiez et accélérez
la validation des factures fournisseurs.
Dans le traitement manuel de vos factures fournisseurs, la validation est l’un des processus les plus chronophages et coûteux. En cause souvent, des factures perdues ou bloquées, de multiples niveaux d’engagements requis en fonction des seuils de dépense, des valideurs géographiquement distants ou en congés.
Résultat, les délais de paiement s’allongent et votre entreprise s’expose à des situations de litiges avec ses fournisseurs. Automatiser les bons à payer (BAP) permet de réduire et sécuriser le cycle de validation. Les factures fournisseurs circulent et sont approuvées en quelques clics.
Les limites d'un circuit manuel
- Partages laborieux des documents (navettes papier)
- Gestions difficiles en multisites
- Risques de perte de factures
- Relances répétées des valideurs
- Signatures sur papier
- Appels multiples des fournisseurs
Ce que permet l'automatisation
Dans un workflow BAP, la facture suit un circuit formel de validation interne. Les étapes sont déclenchées de façon automatique, en cohérence, selon des scénarios métier que vous avez préalablement définis.
Des mécanismes automatiques permettent d’alerter et de relancer par email tout retardataire.
Un visa de bon à payer en quelques clics et une traçabilité parfaite
Visibilité
sur le processus
Les processus de validation sont intuitifs, d’appropriations faciles par les valideurs.
Grâce à un pilotage en temps réel, les équipes comptables savent à tout instant où se situent les factures. Les risques de perte de documents disparaissent.
Nombreuses
économies
La gestion des tâches est facilitée. Les temps de traitement sont améliorés et la productivité de vos équipes est maximisée (les interventions humaines sont limitées).
Les risques de pénalités pour paiement tardif sont écartés.
Conformité
interne et légale
Les règles de gestion de l’entreprise sont respectées, conformes à votre contrôle interne.
Les documents sont suivis en continu : la traçabilité permet de répondre aux exigences de piste d’audit.
Travail
collaboratif
La relation entre services est améliorée.
Une bonne gestion collaborative s’instaure entre le département comptable et les opérationnels.
Découvrez PROGIDOC BAP, un workflow
de validation des factures qui s’adapte à votre façon de travailler.
Vous bénéficierez d’un processus d’approbation dynamique, multiniveaux, totalement paramétrable.
La simplicité de PROGIDOC© BAP perçue lors des présentations commerciales s’est confirmée à l’usage. Aucune formation des valideurs n’a été nécessaire : un simple mail résumant en quelques lignes ce qu’ils doivent faire suffit.
